【初心者向け】自社のホームページ管理方法！成功の秘訣とポイントを紹介

1.はじめに

インターネットの普及に伴い、企業にとって自社のホームページは重要な存在になっています。しかし、ホームページは存在するだけでなく、適切に管理することが成功の鍵となります。今回は、自社でホームページを管理する際のポイントについて詳しく解説します。

自社でホームページを管理するとは具体的にどのような業務が含まれるのか、ドメインはどう管理すべきなのか、業者から自社管理への切りかえ方法は何か、初心者でも理解しやすいように説明します。

これから自社でホームページを管理しようとしている方、既に管理しているけどもっと効果的に行いたい方、ぜひ参考にしてください。ホームページは企業の「顔」でもあります。適切な管理が、ビジネスの成功に大いに寄与します。

2.自社でホームページを管理することの可能性とその理由

(1)自社でのホームページ管理が可能であること

現代はデジタルテクノロジーの進歩により、自社のホームページ管理が可能な時代となりました。特別な技術知識を必要とせず、基本的なパソコンスキルと情報収集能力があれば、誰でも自社のホームページを管理することができます。

具体的には、初めから自前でホームページを作成するのではなく、CMS（Contents Management System）と呼ばれるシステムを利用することで、更新や変更作業が手軽に行えます。WordPressなどのCMSを利用すれば、記事の投稿や画像の追加、ページのデザイン変更などを直感的に行うことが可能です。

また、ドメインやサーバーに関する基本的な知識を身につけることで、ホームページの運営に関わる契約管理やトラブル対応も自社で行えます。これらの知識は、専門書やインターネット上の情報を利用すれば容易に学ぶことが可能です。

自社でホームページを管理することで、迅速に情報更新を行い、企業の魅力や最新情報をタイミングよく発信することができます。

(2)自社でホームページを管理するメリット

自社でホームページを管理することには大きなメリットがあります。

まず一つ目は、迅速な対応が可能になる点です。自社で管理することで、新商品の情報更新やキャンペーンの告知などをタイムリーに行えます。外部業者へ依頼する場合よりも迅速性が増し、事業展開のスピードを上げることが可能になります。

二つ目は、コスト削減です。初期投資は必要ですが、中長期的に見れば外部に委託するよりもコストを抑えることが可能になります。

最後に、独自性の追求です。デザインや機能、情報の更新など、自社の裁量で自由に管理できるため、自社らしさを表現しやすくなります。

以上、タイムリーな更新、コスト削減、独自性の追求といったメリットがあります。

(3)自社でホームページを管理するデメリット

自社でホームページを管理することには、いくつかデメリットも存在します。

まず一点目として、専門的な知識や技術が必要となります。ホームページの運営には、HTMLやCSSなどのプログラミング言語、SEO対策という専門的な知識が求められます。これらを習得しなければならず、学習コストがかかることがデメリットとなります。

二点目は、管理業務にかかる時間です。ホームページの更新や保守、トラブル対応などには時間がかかります。これらの業務を自社で行うと、他の業務が滞る可能性があります。

以下に表形式でまとめてみます。

デメリット	詳細
専門的な知識や技術が必要	HTMLやCSSなどのプログラミング言語、SEO対策などの知識が求められる
管理業務にかかる時間	更新、保守、トラブル対応などに時間がかかり、他の業務が滞る可能性がある

これらを踏まえ、自社でのホームページ管理を行う際は、これらのデメリットを理解し、対策を立てておくことが重要です。

3.自社でのホームページ管理の具体的な業務内容

(1)ホームページの更新や変更作業

自社でホームページを管理する上で、最も頻繁に行う作業は更新や変更作業です。情報が古くなったり、新たなサービスや製品を追加するなど、ホームページの内容は常に最新の状態に保つことが求められます。

更新作業では、まずは定期的にサイトのコンテンツを確認し、古い情報を見つけたら即座に削除または修正します。さらに、顧客からのフィードバックや社内からの要望に応じて、ページのレイアウトやデザインの変更も行うことがあります。

新規コンテンツの追加も重要です。新製品の発表や企業ニュースなど、タイムリーな情報を提供することで、訪問者にとって価値あるサイトになります。

以下の表は、更新や変更作業の一例を示したものです。

作業内容	具体的なタスク
情報更新	古い情報の削除や修正
デザイン変更	ページレイアウトやデザインの変更
新規コンテンツ追加	新製品の発表、企業ニュースの追記

ホームページ管理は、情報の鮮度を保つための絶えず行うべき作業です。

(2)新機能の追加

自社でホームページを管理するメリットの一つに、新機能の追加がスムーズに行える点があります。

例えば、特定のキャンペーン期間限定でのコンテンツ追加や、新たな商品・サービスの紹介ページを設けたい場合、自社でホームページを管理していれば即座に対応可能です。また、ユーザーからのフィードバックに基づき、使いやすさを追求したナビゲーション改善なども自由に行えます。

新機能の追加には以下の手順が一般的です。

1. 追加したい新機能の企画・検討
2. ページデザインの作成
3. コーディング・テスト
4. 公開・アクセス解析

このように、自社でホームページを管理することで新機能の追加や既存機能の改善が自由に、そして迅速に行えます。これによりユーザーにとって使いやすく、そして訪れる価値のあるホームページを維持することが可能となります。

(3)ドメイン・サーバーなどの契約管理

ホームページの自社運営において、ドメイン・サーバーなどの契約管理は避けて通れない業務の一つです。まず、ドメインはホームページの住所とも言えるもので、これがなければインターネット上でホームページは見つけられません。ドメインは一定の期間ごとに更新が必要で、更新しないと使用権が失われてしまいます。

次に、サーバーはホームページのデータを保管する場所を提供してくれる役割を果たします。契約形態やプランにより、保管可能なデータ量や接続速度などが異なるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。

以下の表にドメインとサーバー管理に関する主要なポイントをまとめました。

【表1】ドメイン・サーバーの管理に関するポイント

項目	内容
ドメイン	期限を忘れずに更新する。
サーバー	自社のニーズに合った契約をする。

以上、ドメイン・サーバーなどの契約管理は、適切に行われなければホームページの運営に支障をきたす可能性があるため、定期的なチェックと管理が必要です。

(4)トラブル発生時の対応

ホームページ運営では、思わぬトラブルが発生することがあります。そんな時はパニックにならず、冷静に対応しましょう。具体的な対応策を以下に示します。

1. 故障箇所の特定 最初に、どの部分が正常に機能していないのかを特定します。表示エラーであれば、具体的なエラーメッセージを確認することが大切です。
2. バックアップの確認 万が一のために、定期的なバックアップは必須です。トラブル発生時には最新のバックアップが取得できているか確認しましょう。
3. 修復作業 故障箇所を特定したら、修復作業を行います。専門的な知識が必要な場合は、外部の専門家に依頼することも視野に入れましょう。
4. ユーザーへの対応 ホームページの不具合は、ユーザーにとって大きな不便をもたらします。適切な告知と、修復完了後のフォローアップも忘れずに行いましょう。

以上のように、トラブル発生時には冷静に、そして迅速に対応することが求められます。

4.ドメインを自社で管理するべき理由とその方法

(1)ドメインを自社で管理するべき理由

ドメインは企業のホームページの「住所」にあたり、その管理方法はブランドイメージやビジネスの信頼性に直結します。自社でドメインを管理する主な理由は、以下の三つです。

1. コントロール力の確保：自社管理により、ドメインの更新や変更を自由に行えます。これにより災害時などの緊急事態へ迅速に対応することが可能になります。
2. ブランディング：ドメイン名は企業のブランドと強く連動しています。自社で管理することで、効果的なブランディングを維持・強化することが可能になります。
3. セキュリティ向上：自社管理によりセキュリティを強化し、不正アクセスや情報漏洩のリスクを減らせます。

(2)ドメインの自社管理の方法

ドメインの自社管理は、専門的な知識が必要ですが、以下の手順により行えます。

1.ドメイン登録業者の選定：必要なサービスを提供している業者を選定します。価格、サポートの充実度、評判などを比較検討しましょう。

2.ドメイン名の決定と登録：ブランドやサービスを表現する、ユーザーに覚えやすいドメイン名を決定します。決定したドメイン名が空いているか確認後、登録を行います。

3.DNS設定：ドメイン名とサーバーを紐付ける作業です。登録したドメイン名からホームページにアクセスできるように、DNS設定を行います。

以上の工程を踏むことで、自社でドメインを管理することが可能となります。ただし、設定ミスがないように注意し、定期的な更新も忘れないようにしましょう。

(3)ドメイン管理に必要な知識とスキル

ドメイン管理には、特定の知識とスキルが必要です。まず、基本的なインターネットの仕組みやドメインの役割を理解することが大切です。

第一に、ドメイン名の構造とその登録方法を把握する必要があります。具体的には、「www.あなたのビジネス.com」のようなドメイン名を正しく登録するための手続きを理解することが重要となります。

また、DNS（ドメインネームシステム）の設定に関する基本的な知識も求められます。DNSは、人間が理解しやすいドメイン名を、コンピュータが理解できるIPアドレスに変換するシステムです。DNS設定の誤りはホームページへのアクセス障害を引き起こすため、適切な設定が必須です。

さらに、ドメイン管理にはセキュリティ対策も欠かせません。ドメインハイジャックを防ぐため、定期的なパスワード変更や二段階認証の設定など、セキュリティ管理の知識も必要となります。

以上のような知識とスキルを身につけることで、自社のドメイン管理が効率よく、安全に行えるようになります。

5.業者から自社管理への切り替え方法

(1)引き継ぎを行うためのホームページデータの準備

自社管理への切り替えに際しては、まずホームページデータの準備が必要です。具体的には、以下の3ステップを行います。

1.【データの確認】 まず、現行の業者が保有しているホームページのデータを全て確認します。具体的には、HTMLやCSS、スクリプト、画像、動画など全てのファイルデータとデータベースの内容をチェックします。

2.【データのバックアップ】 次に、これら全データをバックアップします。万が一のトラブル時に備えて、安全な場所に保管しておくことが大切です。

3.【データの移行】 最後に、これらのデータを新たなサーバーに移行します。この際、ファイルパスやデータベースの設定など、細かい点も注意しながら進めます。

これらの準備を進めつつ、次の段階であるレンタルサーバーの選定と契約に進むとスムーズです。

(2)レンタルサーバーの選定と契約

自社でホームページを管理する際には、レンタルサーバーの選定と契約が重要なステップとなります。まず初めに、自社のホームページの規模や予算、必要な機能を明確にします。これらの要素をもとに、適切なレンタルサーバーを選定します。

レンタルサーバーの主な選定基準は以下の通りです。

1. 価格: 費用対効果を考慮し、予算内で最も機能が充実したプランを選びましょう。
2. 容量: ホームページの規模や更新頻度により、必要な容量が変わります。
3. サポート体制: 初心者には、万が一のトラブル時に対応してくれる充実したサポート体制が重要です。

選定したら、次に契約手続きを行います。契約内容をしっかりと理解し、問題がなければ契約を進めましょう。自社でホームページ管理を行うためには、こうした知識と準備が重要となります。

(3)ドメインの移管と管理

ドメインの移管は、既存の業者から自社管理へと変更する際に重要なプロセスです。まず、現在のドメイン管理者に移管の申請を行います。次に、新たなドメイン管理者として申請を行い、移管後は自社でドメインの設定や更新を行う必要があります。

ドメインの管理とは、ドメイン名の登録・維持、DNS（Domain Name System）の設定、SSL証明書の管理などを指します。これらはウェブサイトの正常な運用に必須のタスクであり、専門的な知識を必要とします。そのため、自社での管理にはIT担当者が必要となります。

以下にドメイン移管・管理の手順を表にまとめました。

ステップ	内容
1	現ドメイン管理者に移管申請
2	新ドメイン管理者として申請
3	ドメイン設定・更新
4	DNS設定
5	SSL証明書の管理

以上の手順を踏むことで、自社でのドメイン管理が可能となります。

(4)サーバーのFTP情報について

FTP（File Transfer Protocol）とは、ホームページのデータをサーバーに転送する際に使用するプロトコルのことを指します。自社でホームページを管理する際には、このFTP情報が必要となります。

FTP情報とは、「ホスト名」「ユーザー名」「パスワード」の3つの情報で構成されています。これらはサーバーへアクセスし、ファイルのアップロードやダウンロードを行うために必要な情報です。

具体的には以下の通りです。

• ホスト名：サーバーの場所を指すアドレス
• ユーザー名：サーバーへのログインID
• パスワード：ログインIDに対するパスワード

これらの情報は、レンタルサーバーを契約した際に提供されます。なお、FTP情報は重要な情報なので、第三者に漏洩しないよう厳重に管理する必要があります。

6.まとめと今後の展望

本記事では、自社のホームページ管理の重要性とその具体的な手法を紹介しました。自社での管理は、更新時間の短縮やコスト削減、データ管理の自由度が高まるなどのメリットがあります。しかし、必要な知識やスキルが求められるため、適切な研修や人材育成が不可欠です。

今後は、ホームページの更新作業だけでなく、SEO対策やユーザビリティ改善など、より専門的な知識が求められる時代が到来します。そのため、自社のホームページ管理を行うにあたり、常に最新の情報をキャッチアップし、必要なスキルを身につけていくことが求められます。

この記事が、あなたのホームページ自社管理への一歩となることを願っています。